""
close

  • Być wiernym Ojczyźnie mej, Rzeczypospolitej Polskiej
  • SPRAWY STANU CYWILNEGO I RODZINNE

  • SPRAWY STANU CYWILNEGO I RODZINNE

     

    Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu MAŁŻEŃSTWA w polskim rejestrze stanu cywilnego

     

     

    Transkrypcja aktu małżeństwa polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu małżeństwa, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

     

    Wniosek o transkrypcję aktu małżeństwa można złożyć osobiście lub poprzez pełnomocnika do kierownika urzędu stanu cywilnego w Polsce lub skorzystać z pośrednictwa Konsula RP. Transkrypcja aktu małżeństwa jest dokonywana w związku z zawarciem małżeństwa poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w celu umożliwienia wydania paszportu na nowe nazwisko albo w związku z pozytywnie zakończonym postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego.

     

    W przypadku transkrypcji hongkońskiego aktu małżeństwa należy przedłożyć następujące dokumenty:

    1. wniosek o transkrypcję (dostępny w Konsulacie);
    2. oryginał hongkońskiego aktu małżeństwa;
    3. w przypadku jeżeli jeden z małżonków posiada zagraniczny akt urodzenia i nie posiada polskiego aktu urodzenia – oryginał aktu urodzenia tego małżonka (wówczas może być wymagana klauzula apostille lub jego legalizacja)  wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula.

      Niezbędne będzie również złożenie przez małżonków przed Konsulem RP oświadczenia do protokołu o wyborze nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwisk wspólnych dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

       

     

     

    Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu URODZENIA w polskim rejestrze stanu cywilnego

     

     

    Transkrypcja aktu urodzenia polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu urodzenia, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

     

    Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego dokumentu stanu cywilnego jest obowiązkowa, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego wnioskuje o dokonanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

     

    Wniosek o transkrypcję aktu urodzenia można złożyć osobiście lub poprzez pełnomocnika do kierownika urzędu stanu cywilnego w Polsce lub skorzystać z pośrednictwa Konsula RP. Transkrypcja aktu urodzenia jest dokonywana najczęściej w związku z urodzeniem się dziecka poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w celu umożliwienia wydania mu dokumentu paszportowego albo w związku z prowadzonym postępowaniem o potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego.

     

    W przypadku transkrypcji hongkońskich aktów urodzenia należy przedłożyć następujące dokumenty:

    1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym);
    2. oryginał hongkońskiego wypisu z rejestru urodzeń opatrzony klauzula apostille;
    3. oryginał hongkońskiego aktu urodzenia dziecka, który wprost zawiera imię i nazwisko dziecka – wydawany jest na żądanie wnioskodawcy również przez HK Registry – również opatrzony klauzula apostille ;
    4. tłumaczenia dokumentów wymienionych w pkt pkt. 2 i 3, dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula;
    5. w przypadku jeżeli jeden z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka – oryginał aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) wraz z tłumaczeniem tego zagranicznego aktu urodzenia dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula.

     

    Przepisy Prawa o aktach stanu cywilnego nie przewidują konieczności obecności obojga rodziców przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu urodzenia ich dziecka

     

    Wniosek o dokonanie transkrypcji może złożyć również osoba „która wykaże interes prawny w transkrypcji”. W związku z tym przypadki składania wniosków np. przez osoby niespokrewnione lub instytucje miejscowe są każdorazowo oceniane indywidualnie.

     

     

     

     

     

     

    Transkrypcja (rejestracja) zagranicznego aktu ZGONU w polskim rejestrze stanu cywilnego

     

     

    Transkrypcja aktu zgonu polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru. Po dokonanej transkrypcji kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpis zupełny polskiego aktu zgonu, który zawiera adnotację o dokonanej transkrypcji.

     

    Wniosek o transkrypcję aktu zgonu może złożyć osobiście lub poprzez pełnomocnika osoba mająca interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon do kierownika urzędu stanu cywilnego w Polsce lub skorzystać z pośrednictwa Konsula RP.

     

    Dokonanie transkrypcji aktu zgonu nie jest warunkiem koniecznym do wydania zaświadczenia na przewóz zwłok lub prochów do Polski.

     

     

    W przypadku transkrypcji hongkońskiego aktu zgonu należy przedłożyć następujące dokumenty:

    1. wniosek o transkrypcję (dostępny w urzędzie konsularnym);
    2. oryginały hongkońskiego wypisu z rejestru stanu cywilnego oraz hongkońskiego aktu zgonu opatrzone klauzula apostille;
    3. tłumaczenie dokumentów wskazanych w pkt 2 dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula.

       

       

       

    Uzupełnienie i sprostowanie aktu stanu cywilnego

     

     

    Jeżeli akt stanu cywilnego nie zawiera wszystkich danych, które powinny być w nim zamieszczone, podlega uzupełnieniu, natomiast jeżeli zawiera oczywiste omyłki pisarskie, podlegają one sprostowaniu.

     

    Postępowanie związane z uzupełnieniem lub sprostowaniem treści aktu stanu cywilnego opiera się na wcześniej sporządzonych aktach stanu cywilnego.

     

    Wymagane dokumenty:

    • wniosek o uzupełnienie lub sprostowanie treści aktu stanu cywilnego (dostępny w urzędzie konsularnym);
    • odpis aktu stanu cywilnego wymagający uzupełnienia lub podlegający sprostowaniu;
    • dowody z wcześniejszych aktów stanu cywilnego;
    • ważny paszport lub dowód osobisty.

       

    Odtworzenie treści zagranicznego aktu stanu cywilnego

     

    Jeżeli akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu został sporządzony za granicą, a uzyskanie odpisu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami, można odtworzyć jego treść na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu.

     

    Wniosek o odtworzenie aktu stanu cywilnego należy kierować do kierownika urzędu stanu cywilnego w Polsce. Wniosek można skierować także za pośrednictwem Konsula RP.

     

    Uprawnioną do złożenia wniosku jest osoba, której dokument potwierdzający zdarzenie dotyczy lub osoba mająca interes prawny. W przypadku odtwarzania aktu zgonu także osoba, która wykaże w tym interes faktyczny.

     

    Wymagane dokumenty:

    1. wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego;
    2. dokumenty potwierdzające zdarzenie za granicą (lub ich uwierzytelniona kopia) wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez polskiego tłumacza przysięgłego lub konsula;
    3. ważny polski paszport lub dowód osobisty.

       

       

       

    Rejestracja urodzenia lub zgonu dla którego nie został sporządzony akt stanu cywilnego

     

    Urodzenie lub zgon, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego, można zarejestrować w polskich księgach stanu cywilnego.

     

    Rejestracja urodzenia lub zgonu, dla którego nie został sporządzony zagraniczny akt stanu cywilnego może mieć miejsce w dwóch sytuacjach: -  jeżeli w państwie urodzenia albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego (nie dotyczy Hongkongu);

    - jeżeli w państwach w których jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, dane zdarzenie nie zostało odnotowane w prowadzonych rejestrach.

     

    Wymagane dokumenty:

    1. wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego (dostępny w urzędzie konsularnym);
    2. inne niż akty stanu cywilnego dokumenty stanowiące dowód nastąpienia zdarzenia za granicą, wydane przez właściwy podmiot zagraniczny;
    3. tłumaczenie dowodów nastąpienia zdarzenia za granicą;
    4. ważny polski paszport lub dowód osobisty.

       

       

       

       

       

       

      WAŻNE !!!!

       

      W obowiązującym stanie prawnym konsulowie nie posiadają uprawnień do wydobywania odpisów akt stanu cywilnego (ani zaświadczeń o stanie cywilnym) z urzędów stanu cywilnego w Polsce.

       

      Odpisy z akt stanu cywilnego wydane przed 1 marca 2015 roku, to znaczy na starym druku w formacie A5, są ważne bezterminowo i nadal mogą być przedkładane organom administracji. Natomiast zaświadczenia o stanie cywilnym są ważne przez sześć miesięcy od dnia wystawienia.

       

       

       

       

       

       

       

       

       

    Zawarcie małżeństwa przed Konsulem RP

     

    Możliwe jest jedynie w przypadku, gdy  oboje nupturienci są obywatelami polskimi.

     

    Wymagane dokumenty:

     

    1. odpis skrócony lub zupełny aktu urodzenia (odpisy wielojęzyczne na druku europejskim są niewystarczające) obojga przyszłych małżonków;
    2. w przypadku osób, które były wcześniej pozostawały w związku małżeńskim – akt tego małżeństwa wraz adnotacją o jego ustaniu lub akt małżeństwa wraz z prawomocnym orzeczeniem polskiego sądu rozwiązującym to małżeństwo (w przypadku jeżeli rozwód został orzeczony poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, należy go najpierw zarejestrować w Polsce, więcej;
    3. pisemne zapewnienie o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
    4. ważny polski dowód osobisty lub paszport (dokumenty muszą być ważne zarówno w dniu składania zapewnień małżeńskich, jak również w wyznaczonej dacie ślubu);
    5. zezwolenie na zawarcie małżeństwa, jeżeli wymagają tego przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego RP (np. w przypadku zawierania związku małżeńskiego przez kobietę, która ukończyła 16 rok życia, ale nie ukończyła lat 18);
    6. kserokopie paszportów lub dowodów osobistych świadków (dokumenty muszą być ważne w wyznaczonej dacie ślubu);

     

    Do ceremonii zawarcia związku małżeńskiego niezbędna jest obecność dwóch świadków.

    Posiadanie obywatelstwa polskiego przez świadków nie jest natomiast konieczne.

    Zawarcie związku małżeńskiego przed Konsulem RP ma miejsce w siedzibie urzędu konsularnego.

     

    Najpóźniej na miesiąc przed datą ceremonii nupturienci muszą dokonać opłaty konsularnej oraz złożyć osobiście przed konsulem zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.

     

     

     

    Zawarcie związku małżeńskiego w urzędzie hongkońskim

    Związek małżeński zawierany przed hongkońskim urzędnikiem stanu cywilnego podlega prawu hongkońskiemu. W celu uzyskania szczegółowych na ten temat sugerujemy kontakt z miejscowym urzędem.

    Udział konsula sprowadza się w tej sytuacji do wydania albo udzielenia pomocy w uzyskaniu zaświadczenia, że zgodnie z prawe polskim dana osoba może zawrzeć małżeństwo (przed zawarciem związku małżeńskiego) lub na przyjęciu wniosku o transkrypcję (zarejestrowanie) aktu małżeństwa.

     

    Wymagane dokumenty do uzyskania takiego zaświadczenia:

     

    1. ważny polski paszport lub dowód osobisty (do wglądu);
    2. kopię dokumentu tożsamości przyszłego małżonka;
    3. wniosek o wydanie zaświadczenia;
    4. zapewnienie o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
    5. odpis aktu urodzenia wnioskodawcy;
    6. w przypadku jeżeli wnioskodawca pozostawał wcześniej w związku małżeńskim odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu albo odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie;
    7. dokument potwierdzający stan cywilny przyszłego małżonka (w przypadku dokumentów wystawionych w innych państwach niż Hongkong wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula oraz legalizacją, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów).

       

       

    Konsul RP pośredniczy również w wydobyciu zaświadczeń, że zgodnie z prawem polskim można zawrzeć małżeństwo – na potrzeby małżeństw zawieranych w państwach trzecich (tj. poza Polską i poza Hongkongiem).

     

     

     

     

    Zawarcie małżeństwa w urzędzie stanu cywilnego w Polsce

     

    Obywatele polscy przebywający poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, którzy chcą zawrzeć małżeństwo przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego w Polsce, składają konsulowi zapewnienie o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, a ten przekazuje je niezwłocznie wskazanemu kierownikowi urzędu stanu cywilnego.

     

    Zapewnienie składa się co najmniej miesiąc przed planowaną datą zawarcia związku małżeńskiego w Polsce. Zapewnienie jest ważne przez okres 6 miesięcy od daty jego złożenia przez obie osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo.

     

    Zapewnienie o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa złożone przed konsulem wymagane jest od:

    1. obywateli polskich, zamieszkałych poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, którzy chcą zawrzeć małżeństwo przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego;
    2. obywatela polskiego i cudzoziemca, którzy chcą zawrzeć małżeństwo przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego;
    3. cudzoziemcami, którzy chcą zawrzeć małżeństwo przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego w Polsce.

     

    Wymagane dokumenty:

     

    1. odpis aktu urodzenia;
    2. w przypadku osób, które wcześniej pozostawały w związku małżeńskim - akt małżeństwa wraz adnotacją o jego ustaniu lub akt małżeństwa wraz z prawomocnym orzeczeniem polskiego sądu rozwiązującym małżeństwo ( w przypadku jeżeli rozwód został orzeczony poza granicami RP, należy go najpierw zarejestrować w Polsce);
    3. ważny paszport lub dowód osobisty.

     

    W przypadku gdy małżeństwo ma być zawarte przez obywatela polskiego i cudzoziemca, konsul oprócz wymienionych wyżej dokumentów, przyjmuje również zapewnienie od cudzoziemca, jeżeli przedłoży on dodatkowo dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo.

     

    Wszystkie dokumenty przedkładane przez cudzoziemca powinny zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

     

     

    Konsul nie posiada natomiast uprawnień do przyjmowania zapewnień na potrzeby tzw. małżeństw konkordatowych (tj. zawieranych przed duchownym i wywierających skutek prawny w obszarze prawa cywilnego i prawa kanonicznego).

    W takim wypadku należy się kontaktować bezpośrednio z właściwą miejscowo parafią i właściwym terytorialnie kierownikiem urzędu stanu cywilnego w celu dopełnienia wszelkich formalności.

    W takim wypadku nie ma jednak obowiązku złożenia zapewnień na co najmniej 30 dni przed planowaną datą zawarcia związku małżeńskiego.

     

     

     

     

    Uznanie wyroku rozwodowego wydanego przez sąd zagraniczny

     

    Tryb uznania wyroku rozwodowego wydanego przez sąd zagraniczny uzależniony jest od daty jego wydania oraz od tego czy został wydany przez sąd państwa będącego członkiem Unii Europejskiej, czy też przez sąd państwa nienależącego do UE.

     

    1. Wyroki rozwodowe wydane przez sądy państw członkowskich UE od 1 maja 2004 roku są bezpośrednio uznawane przez polskie władze i podlegają jedynie procedurze rejestracji (którą można przeprowadzić w Polsce w urzędzie stanu cywilnego lub za pośrednictwem konsula).
    2. Wyroki rozwodowe wydane przez sądy państw niebędących członkami UE od dnia 1 lipca 2009 roku są także bezpośrednio uznawane przez polskie władze i podlegają jedynie procedurze rejestracji (którą można przeprowadzić w Polsce w urzędzie stanu cywilnego lub za pośrednictwem konsula).
    3. Wyroki rozwodowe wydane przez sądy państw członkowskich UE przed 1 maja 2004 roku lub przez sądy pozostałych państw przed 1 lipca 2009 roku mogą zostać uznane na terytorium RP tylko w wyniku przeprowadzenia postępowania w sądzie okręgowym, właściwym ze względu na obecne lub ostatnie miejsce zameldowania.

     

     

    REJESTRACJA WYROKU ROZWODOWEGO ZA POŚREDNICTWEM KONSULA RP  (DOTYCZY PRZYPADKÓW WSKAZANYCH W PUNKTACH 1 ORAZ 2)

     

    Wymagane dokumenty:

    1. wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego o wpisanie orzeczenia o rozwodzie jako wzmianki dodatkowej w akcie małżeństwa (dostępny w urzędzie konsularnym);
    2. prawomocny wyrok rozwodowy w oryginale wraz z jego tłumaczeniem na język polski;
    3. w przypadku wyroków orzeczonych przez sądy państw członkowskich UE, świadectwo określone w art. 39 rozporządzenia Rady 2201/2003 (wydawane przez właściwy sąd zagraniczny) tzw. Form of Certificate under Article 39 of Council Regulation (EC) No. 2201/2003 of November 2003 concerning jurisdiction and the recognition and enforcement of judgments in matrimonial matters – znany jako „Formularz 42” lub „Form F42” , wraz z jego tłumaczeniem;
    4. odpis polskiego aktu małżeństwa;
    5. w przypadku jeśli wyrok rozwodowy został wydany w trybie zaocznym, należy dostarczyć również oryginał lub uwierzytelniony odpis dokumentu stwierdzającego, że pismo wszczynające postępowanie lub dokument równorzędny został doręczony stronie, która się nie stawiła;
    6. ważny polski paszport lub dowód osobisty.

     

     

     

    UZNANIE WYROKU ROZWODOWEGO W SĄDZIE OKRĘGOWYM (DOTYCZY PRZYPADKU WSKAZANEGO W PUNKCIE 3)

     

    Konsul nie pośredniczy w realizacji wniosków o uznanie (rejestrację) wyroków rozwodowych wydanych przed 1 maja 2004 roku (w przypadku wyroków sądów państw członkowskich UE) lub przed 1 lipca 2009 roku (w przypadku wyroków sądów państw spoza UE).

     

    Uznanie takiego wyroku, dotyczącego obywatela polskiego, gdy jedna ze stron zamieszkuje w Polsce, podlega kompetencji sądu okręgowego właściwego dla jej miejsca zamieszkania w Polsce.

    Natomiast uznanie wyroku sądu zagranicznego dotyczącego obywatela polskiego w przypadku, gdy obie strony zamieszkują za granicą, podlega kompetencji Sądu Okręgowego w Warszawie, VI Wydział Rodzinny Odwoławczy, Aleja Solidarności 127, 00-951 Warszawa.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Powrót do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa

     

    Obywatel polski po rozwodzie może powrócić do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa składając w terminie trzech miesięcy od dnia uprawomocnienia się wyroku rozwodowego oświadczenie przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub konsulem. Przyjęcie oświadczenia o powrocie do nazwiska dokumentuje się w formie protokołu.

     

    Wymagane dokumenty:

    1. odpis prawomocnego wyroku sądu o rozwiązaniu małżeństwa;
    2. odpis skrócony lub zupełny aktu małżeństwa (wydany przez polski urząd stanu cywilnego);
    3. ważny polski paszport lub dowód osobisty.

       

       

       

       

    Administracyjna zmiana imienia i nazwiska

     

    Obywatel polski zamieszkały za granicą może złożyć za pośrednictwem Konsula RP pisemny wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o zmianę swojego imienia lub nazwiska.

    Administracyjnej zmiany imienia lub nazwiska można dokonać z ważnych powodów, w szczególności gdy:

    • noszone imię lub nazwisko jest ośmieszające albo nielicujące z godnością człowieka;
    • używa się innego imienia lub nazwiska;
    • noszone imię lub nazwisko zostało bezprawnie zmienione;
    • zgodnie z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się posiada, nosi się inne imię lub nazwisko.

     

    Osobne reguły mają zastosowanie w przypadku administracyjnej zmiany imion lub nazwisk dzieci. Gdy zmiana nazwiska dotyczy tylko jednego z rodziców, rozciągnięcie jej na małoletnie dziecko wymaga zgody drugiego rodzica, chyba że nie ma on pełnej zdolności do czynności prawnych, nie żyje lub nie jest znany albo jest pozbawiony władzy rodzicielskiej. Jeżeli w chwili zmiany nazwiska dziecko ukończyło 13 lat, potrzebna jest także zgoda dziecka. Zgoda rodzica i dziecka na zmianę nazwiska dziecka powinna zostać wyrażona osobiście przed właściwym kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub w formie pisemnej z notarialnie poświadczonym podpisem.

    Osoby zamieszkałe za granicą mogą wyrazić zgodę przed konsulem.

    Zmiana nazwiska obojga rodziców rozciąga się na ich małoletnie dzieci.

     

     

    Podstawa prawna:

    Ustawa z dnia 17 października 2008 roku o zmianie imienia i nazwiska (tekst jedn. Dz.U. z 2016 roku, poz. 10)

     

     

     

     

     

    Drukuj Drukuj Podziel się treścią: